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    Comment organiser et animer une réunion commerciale efficace

    Posted by Thierry Mourrain on 12 sept. 2018 10:00:00
    Thierry Mourrain

    Les réunions commerciales sont des rendez-vous incontournables de la vie d’entreprise. C’est l’occasion de réunir les membres clés de votre organisation afin de faire le point sur les perspectives à court ou moyen terme et de se positionner sur les grandes décisions à venir. Si ces réunions sont en théorie très importantes, elles deviennent vite peu efficaces et une perte de temps lorsqu’elles sont mal menées.

    Il est donc essentiel que leur déroulement soit optimal et proactif. Voici quelques conseils pour organiser et animer une réunion commerciale efficace.

     

    Fixer les objectifs de la réunion commerciale

    Afin qu’une réunion commerciale se déroule dans les meilleures conditions et surtout soit efficace, il est primordial de fixer des objectifs et l’ordre du jour en amont.

    Quels sont les résultats escomptés ? Quelles sont vos priorités à venir ? Quelles sont les tâches les plus urgentes ? Vous devez être en mesure de hiérarchiser vos attentes en fonction de celles qui sont les plus importantes afin de les traiter au mieux. Vous pourrez ainsi mener et timer la réunion en conséquence.

    Mobiliser les bonnes personnes

     

    La seconde étape et non des moindres : le choix des personnes qui assisteront et participeront à la réunion. Suivant les sujets que vous aurez décidé d’aborder au préalable, les personnes en présence ne seront pas les mêmes.

    Bien sûr vos commerciaux en feront partie mais pas qu’eux ! Si vous lancez un nouveau produit par exemple, la personne en charge du lancement devra présenter les différentes caractéristiques pour qu’une fois sur le terrain, vos commerciaux aient toutes les clés en main pour réaliser la vente. Pensez également aux équipes marketing et la direction.

    Pour faire simple : faites intervenir la personne la plus apte à traiter tel ou tel sujet. On note également que des membres de votre équipe peuvent participer à la réunion de façon ponctuelle, en intervenant sur des sujets qu’ils maitrisent mais pas durant la totalité du rendez-vous.

    Préparer la réunion

    Certaines réunions méritent un rythme soutenu et régulier, d’autres qui traitent plus de stratégie et moins du quotidien prendront plus de temps, et sont moins régulières. Si vous attendez des certains participants qu’ils évoquent certains sujets ou présentent des choses particulières, n’oubliez pas de les en informer en amont et de leur laisser un temps de préparation suffisant.

    Ecouter pour animer une réunion commerciale efficace

    Une fois le moment de la réunion fixé et tous les acteurs réunis, l’heure tant attendue est arrivée ! En tant qu’animateur de la réunion c’est à vous que revient la responsabilité de cadrer le rendez-vous et distribuer la parole aux différentes personnes en présence.

    Mais votre rôle ne s’arrête pas là. En plus d’animer, vous devez écouter avec attention ce que chacun des membres de votre équipe a à dire. Ces informations seront précieuses pour orienter votre management dans les semaines à venir.

    On note également que si vous avez des documents écrits à remettre à l’assemblée, privilégiez la fin du rendez-vous pour les distribuer. Ils serviront ainsi de documents récapitulatifs et cela évitera que vos interlocuteurs soient plongés durant toute la durée du rendez-vous dans vos fiches.

    Rédiger un compte-rendu et synthèse

    Avant de clore la réunion, pensez à la conclure en faisant une synthèse des sujets évoqués, décisions prises…. Et n’oubliez pas de doubler d’un compte-rendu écrit à envoyer à tous les participants qui reprennent ces points. Vous pourrez d’ailleurs y mentionner les attentes pour les prochains rendez-vous afin que chacun puisse retrouver les tâches sur lesquelles il doit avancer.

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    Topics: Conseils Business